Affärskritisk information säkert tillgänglig i HR-system

Medarbetare är i många fall ett bolags viktigaste tillgång och mest långsiktiga investering. Inte sällan är det emellertid den tillgång man har sämst ordning på i systemen och minst samlad information och statistik kring. Rikshem med cirka 280 medarbetare ser alla fördelar med ett HR-system där all information finns tillgänglig.  

Information om anställda är affärskritiska masterdata i alla bolag – anställningsformer, kompetensprofiler, mål, arbetsbeskrivningar, underlag från medarbetarsamtal, utvecklingsplaner, successions-ordning, löneutveckling och annan viktig information. Ibland finns informationen men i olika system och filer. Andra gånger finns informationen bara analogt på anteckningar eller i värsta fall endast i någons huvud.

På Rikshem med ett professionellt HR-team var ordningen god, men man önskade ett system där all information fanns och kontinuerligt fylldes på med ny information. Ett system där man enkelt, utifrån behörighet, kan hämta ut statistik, rapporter och annat beslutsunderlag. Naturligtvis med hänsyn tagen till GDPR.  

Incubits uppdrag var att i samarbete med HR-teamet ta fram en förstudie med RFI inför uppköp av system. Arbetet genomfördes under 2,5 månad med workshops för inhämtning av information varefter underlaget bearbetades. Processen kan sammanfattas i fyra steg:

1. Effektanalys: Vilken information finns, var finns den, hur används den, hur vill man använda den i framtiden och vilken affärsmässig skillnad ska HR-systemet göra?
2. Intressentanalys: Vilka intressenter finns att ta hänsyn till, vilka kommer att använda systemet och vilka ska använda datan?
3. Kartläggning medarbetarresan: hur ser den ut, hur jobbar man och vilka system/metoder har medarbetarresans hållplatser?
4. Leverantörsanalys: Scanning av marknaden för HR-system, urval av tänkbara leverantörer utifrån RFI och därefter demopresentationer från fyra leverantörer inför hela HR-teamet.

Incubits uppdrag var slutfört i och med att förstudien med tydliga leverantörskrav var klar samt att man träffat fyra leverantörer.